會議申辦議定書(Conference Bidding Protocol)

會議申辦議定書(Conference Bidding Protocol)

關於申請及審查主辦國際檢察官協會年度會議的議定書

依據國際檢察官協議憲章第15.1之規定，應於執行委員會決定之時間及地點舉行年度會議(下稱年會)，且執行委員會應釐清申辦年會的要件及其作成決定的標準。

下列為與會議手冊結合、向潛在申辦者解釋申辦要件之簡單框架：

a）申辦年會的邀請應由執行委員會，在該申辦年會前3年的年會中作成。

b）申辦年會應於執委員會下屆春季會議( Northern Spring meeting )的4星期前，由秘書處受理，申辦者可探詢主辦年會的相關細節，執行委員會則於該申辦年會2年前的年會中作成決定。

c）申辦者應來自國際檢察官協會的會員，通常係檢察機關或檢察官組織。

d）潛在申辦者得向秘書處索取申辦年會素材的副本。

e）申辦應完全符合會議手冊的要求。

f）審查所有申辦案時，執行委員會應考量讓世界各個區域都有機會舉辦年會。這將使執行委員會基於區域考量，有偏愛某些申辦案的必要。

評估任何申辦案時，執行委員會將採用下列標準作為決定基礎：

1）會議通常在主要城市。應盡可能為首都，以便

-重要人物被邀請參與會議或聯誼活動

-主辦國主持聯誼活動

-會員拜訪其大使館

-與會者可直飛至會議城市

2）必須有符合會議手冊要求的相關會議設備

3）必須有當地檢察機關的參與、支持，且願意主持歡迎酒會

4）必須能顯示當地的高度支持

-協助贊助會議經費

-協助贊助或補助聯誼活動

-提供主持會議的人選

5）當地必須有合適的會議專業顧問

6）當地必須有足夠的觀光資源，提供隨行眷屬適當次數的參訪。

7）對隨行眷屬及聯誼活動均應有清晰的計畫

8）必須有證據顯示，當地委員會係可監督會議顧問，並協助其與秘書處之合作。

9）必須控制年會費用預算在一定範圍內，即與上一年度相較，不得增加超過10％以上。