本議定書並非為取代、貶抑國際檢察官協會憲章,反之是為了在憲章第8.11條規範下,確保執行委員會會議進行的效能而設。
國際檢察官協會憲章第8.2條授與執行委員會下列權責:
@監督總管協會事務
@在秘書長的提案下通過年度預算及財務報表;
@在秘書長的提案下通過年度營運計劃;
@根據憲章第5條決定年度會員會費;
@根據憲章第4條核發團體會員資格及根據憲章第6.3條暫停或取消團體會員資格;
@根據憲章第4條在大會中推薦榮譽會員;
@向大會提名執行委員、衝突委員之派任及主席、副主席、秘書長候選人;
@指派總顧問;
@暫停某執行委員會委員之委員資格,向大會提出解僱主席、副主席、秘書長及總顧問之建議;
@根據憲章第15條與秘書長共同進行年會等相關會議之籌備,包括:決定會議 費用、內容及預算,並指派年會會議委員會成員,協助年會籌備事宜,必要時亦得協助其他會議之籌備事宜;
@根據憲章第14.3條、第14.4條、第15.1條、第15.4條為相關決議
@根據協會宗旨對會員提供相關協助
@在大會中提案成立委員會,並在委員會成立前後決定委員會之名稱、作用、權利及運作程序
執行委員會委員之提名
1.執行委員會委員之提名以個人為主,並不因所屬國家、司法管轄區域、組
織或協會等關係即當然被提名。
2.當委員自執行委員會退休,需選任替補之委員時,執行委員會得拒絕來自
該退休委員所屬國家、司法管轄區域、組織或協會之推薦。執行委員會於選任替補委員時,將致力於確保地區、性別間之平衡。
3.當在執行委員會中發言時,各委員都被鼓勵以最廣泛的形式提供其經驗。然而各委員因受限於其國內因素,而無法就某些議案與其他委員達成共識,是 可以被理解的。
4.執行委員會會議主席將致力於共識議案之達成,以此確保國際檢察官協會的政策及議案均能受到執行委員會的一致支持。
執行委員提名程序
執行委員會提供執行委員被提名人之名單予大會任命時,將考量下列標準:
1.被提名人必須為協會之個人會員或為被團體會員正式指派之組織代表—一旦經選任,該人應成為協會之個人會員。
2.被提名人必須來自執行委員會中出缺之執行委員所屬地區,除非該受提名人對於平衡各區域與世界主要司法體系有所助益;執行委員會亦必須考量透過提名以建立、維持委員會平等代表男性與女性檢察官之必要性。
3.執行委員會所使用之語言為英文,各委員必須嫻熟英文,以利積極參與委員會之各項討論。
4.被提名人需具有下列任一資格:
a)檢察機關之首長或受檢察機關首長核可之機關資深管理階級;
b)國家層級、司法管轄區域層級檢察官組織之首長或受該檢察官組織首長核
可之該組織資深管理階級;
c)犯罪預防組織、機構或基金會之首長或資深管理階級;
d)為國際檢察官協會或多數檢察官服務,表現傑出,足堪擔任執行委員者。
5.因被提名人的政治或其他職務令人質疑其無法遵守本協會憲章者,執行委員會不應提名。
6.被提名人須為現職檢察官或任職於本憲章第2.2條所列組織者。
7.被提名人需能展現:
a)對國際檢察官協會專業責任準則及檢察官基礎權利義務聲明的承諾;且
b)曾代表國際檢察官協會執行任務或支持其宗旨表現傑出者;或
c)曾從事其他代表全體檢察官所從事之重大工作。
8.被提名人必須已準備好投入其時間,積極參與國際檢察官協會之活動與計
畫。
9.有鑒於上開所列標準為被提名人之基本條件,執行委員會認為不再符合該
等條件者,自行辭去執行委員會職務。
執行委員之責任
委員會之義務除了根據憲章第8.2條外,個別委員亦負有特定之個人責任,包括:
@推廣國際檢察官協會;
@招募個人及團體會員;
@就下列事項對秘書長提案,或回應秘書長協助之請求:
“a)國際檢察官協會會訊
b)國際檢察官協會日誌
c)國際檢察官協會最佳實務系列及指南、會史及年度報告等其他刊物
d)國際檢察官協會營運工作
e)年會與區域會議議題與講者
f)會議之舉辦
g)對其他檢察官提供協助。
@在執行委員會春季會議時,準備並提出有關會員支持國際檢察官協會活動之書面報告。
執行委員會有效率與效能會議之安排
1.會議之頻率與時間
執行委員會原則每年舉行兩次會議。其一將在年會及常會舉辦前召開(即年
會會議),另則在年會會議召開前約6個月召開(即春季會議。)
2.會議地點
年會會議將在年會舉辦地召開,執行委員會並將同時或於會前決定春季會議
之會議地點。執行委員會將盡可能分散各次會議地點,使得會議在代表世界
各區域之會員上更具意義。若年會會議並未決定春季會議之地點,則該次春
季會議將配合“聯合國刑事犯罪預防與刑法法治委員會”之會議,擇於維也納舉行。
3.會議資料
會議資料將以電子形式,至遲於會議舉行前14天,由秘書長發送予各執行委
員會委員,或刊登於國際檢察官協會執行委員會頁面上。
4.會議
4.1執行委員會使用之語言為英文。
4.2主席或代理主席之副主席為執行委員會會議之主持人
4.3會議記錄將由秘書長記錄保存,內容包括會議決議及後續執行情形。媒體
不得參與執行委員會會議,會議過程亦不錄音錄影。
4.4會議舉行時,執行委員會委員將各有專屬之座位,不克出席者得指派代表
以觀察員身份出席,惟須於開會前14日通知秘書長,且觀察員與委員之位置 將分開配置。
5.會議議程
5.1議程書面資料將公布於網站上。
5.2下列為會議必要討論事項:
a)前次會議記錄之認可通過
b)前次會議內容衍生事務
c)缺席者致意
d)團體會員入會審核
e)執行委員會之組成
f)衝突協調委員會之組成(每3年或有必要時)
g)榮譽會員資格或國際檢察官協會獎項受獎人之推薦
h)秘書長官方活動及協會事務報告
i)財務報告
-財務狀況現況
-會員現況
-會費
-政府資助
“j)總顧問報告及計畫
k)業務計畫回顧及展望
l)執行委員活動報告(僅春季會議)
m)年會(及必要時召開之大會)
n)區域會議
o)下次執行委員會會議時間、地點
6.法定人數
“會議人數須達執行委員會委員總數之三分之一(包含主席、副主席、秘書長及總顧問)。
7.投票
“執行委員會之決議應在委員之共識下產生。當須以投票決議時,票數過半方屬通過,且無論係公開或非公開投票,投票行為均須經主席認可。在委員要求下之投票決議事項,須與業務事項有關。投票程序中,提議者、附議者姓名及票數結果將在議程中被記錄。須全體委員會委員均到場時,方得進行投票。
8.過渡期業務
“執行委員會之業務包括投票等事項,亦得在會議與會議間之過渡期,透過電
子通訊方式完成。惟若無法達成共識,該議題將延至下次執行委員會會議中
討論。
9.報告
各執行委員會委員將在春季會議中,提出關於其對國際檢察官協會宗旨有所貢獻之活動簡報。簡報摘要將在會訊中發佈。