حيث أن الجمعية الدولية ملتزمة بتعزيز علاقات جيدة بين أعضاء النيابة الفرديين ووكالات النيابة ولتسهيل التبادل والنشر بين بهم المعلومات والخبرات والمعارف.
حيث أن الجمعية ترحب أعضاء النيابة العامة من جميع مناطق العالم إلى مؤتمراتها السنوية وحيث أن الجمعية ترغب في مساعدة ممثلي خدمات النيابة العامة ومؤسسات النيابة العامة من دول العالم الفقيرة (كما هو محدد في كشف الأمم المتحدة دي.ايه.سي) لحضور مؤتمرات سنوية للجمعية الدولية
لقد تبنت اللجنة التنفيذية القواعد التالية لتشغيل منح البرنامج لحضور المؤتمر السنوي.
أ. تحاول الأمانة العامة للحصول على مساعدة من ثلاث دولة كل سنة للمساعدة في برنامج المنح.
ب. من أجل أن يكون مؤهلا، يتوجب على عضو النيابة:
1. يكون عضواً في الجمعية الدولية أو ممثل رسمي لعضوية منظمة.
2. من دولة موجودة على كشف الأمم المتحدة دي.ايه.سي.
3. يكون عضوا كبيرا لمؤسسته والتي تم الاعتماد على حضورها من قبل رئيس تلك المؤسسة.
ج. يتم توفير المساعدة عادة فقط لشخص واحد من أية دولة ولكن في حالات خاصة، يمكن منح الاعتبار لمساعدة الآخرين.
د. وبعد إرسال البرامج الأساسية، يقوم الأمين العام بالتواصل مع الجميع الذين استلموا المساعدة في المؤتمر السابق. وهذا يمكنهم من تقييم مستوى الحاجة للمؤتمر القادم.
ه. كما يقوم الأمين العام بالتواصل مع خدمات النيابة ومؤسسات النيابة في الدول النامية الأخرى والذين أظهروا الرغبة في المؤسسة.
و. يقوم الأمين العام بفتح ملف لكل برنامج المنح لكل سنة. وخلال اجتماع الربيع الشمالي للجنة التنفيذية، يسأل الرئيس عضوين من اللجنة للمساعدة للأمين العام في المؤتمر السنوي.
ز. وبعد قيام متلقي بتسجيل للمؤتمر، يقوم الأمين العام بترتيب الدفع في طريقة آمنة جداً للدولة التي يتم العقد بها المؤتمر.
ح. يتم التأكيد على دفع المبالغ بواسطة الإيصال. ويتم التوقيع عليه في النسخة من قبل المتلقي والامين العام أو أحد من مساعديه. يتم منح نسخة إلى المتلقي كإيصال والثانية يتم حفظها في ملف الجمعية الدولية كإثبات الدفع.
ط. يتم تدوين إيصال كل دفعات.
ي. يقوم الأمين العام بإخطار رئيس الخدمة أو المؤسسة أو في حال أن المتلقي هو رئيس مثل هذه المؤسسة عن مثل هذا الدفع.
ز. يقوم الأمين العام بإعداد إيراد مفصل إلى الحكومات المانحة.
م. إن تفاصيل برنامج المنح لسنة مالية محددة يتم تدوينه في مرفقات الحسابات السنوية.
ن. إن الإجراءات لتشغيل برنامج المنح يتم كشفه من قبل الأمين العام إلى الحكومة عن أي متلقي عند الطلب.