En un mundo cada vez más complejo, la comunicación se vuelve una herramienta esencial para garantizar la paz, el orden y la armonía. La comunicación es, asimismo, el instrumento más importante para hacer eficiente y funcional la labor de una asociación internacional como la IAP (con representación en más de 125 países).
Por este motivo, la finalidad principal de organizar una Conferencia Anual es, en cierto sentido, comunicar y, más concretamente, informar, instruir, conectar, infundir entusiasmo y por último (aunque no por ello menos importante) entretener.
Las Conferencias Anuales atienden la necesidad de interacción internacional con colegas cualificados del ámbito judicial y son la única oportunidad que tienen los fiscales de reunirse exclusivamente con colegas de todo el mundo y discutir los temas de mayor pertinencia a su labor.
Resulta de vital importancia crear un foro que permita a los fiscales compartir experiencias y conocimientos especializados sobre temas específicos seleccionados conjuntamente por el anfitrión de la Conferencia Anual y la Secretaría de la IAP.
Breve historia de las Conferencias Anuales
La IAP fue fundada en junio de 1995 en las Oficinas de Naciones Unidas en Viena y fue formalmente inaugurada en septiembre de 1996 en la primera Asamblea General en Budapest.
Mientras se celebraba esta Asamblea General, Hungría organizaba la primera Conferencia Anual de la IAP, con el objeto de discutir temas en el marco de los objetivos de la Asociación.
A partir de ese momento, se ha vuelto una práctica habitual organizar las Conferencias Anuales junto con las Asambleas Generales a principios de septiembre, siempre inmediatamente después de las Asambleas del Comité Ejecutivo.
Con el correr de los años, las Conferencias Anuales han contado no solo con la participación de una gran cantidad de miembros de la IAP y sus acompañantes sino también con la presencia de numerosos invitados distinguidos, como Nelson Mandela, quien fue galardonado con la Medalla de Honor de la IAP, y S.A.R. el Príncipe Frederik de Dinamarca.
Anfitriones anteriores
Con el transcurso de los años, las Conferencias Anuales han tenido como anfitriones a diversas fiscalías y a programas técnicos y sociales.
Sin embargo, ciertas características típicas conforman el perfil de la mayoría de las instituciones anfitrionas:
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Innovación en específicos ámbitos jurídicos/legales.
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Aptitud para brindar liderazgo de conferencias y personal de apoyo suficiente para gestionar la mayoría de los aspectos prácticos en la administración de conferencias.
Si bien en el corto plazo parece haber mucho por organizar y muchos roles por sopesar, el proceso ha demostrado ser sumamente estimulante y renovador para la institución y sus empleados/fiscales.
Por qué organizar una Conferencia Anual
El organizador y/o anfitrión tiene autoridad para decidir el tema de la Conferencia Anual, de modo que se ajuste a sus intereses específicos y sirva el propósito de convocar y reunir a colegas de otras regiones del mundo para discutir el tema de incidencia sobre su labor profesional.
La organización de una Conferencia Anual brinda la oportunidad de intercambiar conocimientos especializados, competencias profesionales, tradiciones y experiencias con una audiencia, siempre activa y dinámica, de colegas de diferentes tradiciones y entornos culturales y jurídicos.
En otras palabras, la organización de una Conferencia Anual permite al anfitrión expandir sus conocimientos sobre tradiciones jurídicas extranjeras, desafíos y avances y abrirse al cúmulo de sabiduría jurídica mundial más grande: los miembros de la Asociación Internacional de Fiscales.
Beneficios que implica la organización de una Conferencia de la IAP
Ante todo, al organizar una conferencia de esta magnitud, el anfitrión logrará, entre otras cosas:
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Expandir sus relaciones profesionales con cientos de fiscales de todo el mundo.
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Adquirir valiosos contactos para futuras relaciones de colaboración internacionales.
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Adquirir nuevas perspectivas e ideas y tener la posibilidad de poner a prueba nuevas ideas/puntos de vista en materia jurídica.
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Adquirir experiencias enriquecedoras para su equipo de trabajo.
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Desarrollar un espíritu de trabajo en equipo inclusivo y alentador que permitirá sentar una base sólida para futuras relaciones de colaboración internacional.
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Fomentar el orgullo nacional.
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Destacar el proyecto conjunto con agencias turísticas locales y demás autoridades locales.
En segundo lugar, organizar una conferencia internacional de esta magnitud es una excelente oportunidad de viajar por el mundo sin abandonar la ciudad.
El anfitrión no debe olvidar que los buenos momentos compartidos, las reflexiones obtenidas y las diferencias exploradas serán una experiencia enriquecedora tanto para él como para los participantes del evento.
Responsabilidades financieras del anfitrión
La intención es que las conferencias anuales sean, en cierta medida, autofinanciadas (lo que también significa que los gastos se supongan cubiertos por los ingresos generados de las matrículas de inscripción).
El presupuesto de la conferencia es responsabilidad exclusiva del comité organizador local (anfitrión), que cubrirá pérdidas potenciales y será el beneficiario del excedente financiero.
El Comité Organizador Local tendrá derecho a un 90% de los ingresos derivados de las matrículas de inscripción, y el 10% restante, y un mínimo de USD 85 por participante, quedará para la IAP.
Criterios para la presentación de ofertas de organización de Conferencias
El objetivo es que, dentro de lo posible, las Conferencias Anuales de la IAP se celebren en todas las regiones del mundo.
Las conferencias deben celebrarse, dentro de lo posible, en ciudades capitales o importantes, de modo tal que permitan:
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invitar a personalidades destacadas para que participen en las sesiones de la Conferencia o eventos sociales;
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que las organizaciones nacionales locales puedan organizar eventos sociales;
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que los miembros puedan visitar sus respectivas embajadas; y
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que los participantes tomen vuelos directos a la ciudad anfitriona.
Debe haber datos que indiquen que se cuenta con apoyo local de alto nivel para financiar la Conferencia; ayudar con el patrocinio de eventos sociales; y ofrecer a una persona de prestigio para la inauguración de la Conferencia.
Protocolo para la presentación de ofertas de organización de Conferencias
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En el transcurso de la Conferencia y luego de ésta, el Comité Ejecutivo procederá a emitir la convocatoria de ofertas, con una antelación de tres años a la conferencia en cuestión.
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La Secretaría recibirá las ofertas con una antelación de por lo menos cuatro semanas a la celebración de la subsiguiente asamblea de primavera septentrional del Comité Ejecutivo en la que se presentarán las ofertas pertinentes a sus miembros.
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En la asamblea, el Comité Ejecutivo tomará su decisión con una antelación de dos años a la conferencia en cuestión.
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La oferta deberá provenir de un miembro de la IAP, que normalmente será una Fiscalía o una Asociación de Fiscales.
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Los potenciales ofertantes solicitarán a la Secretaría una copia del material relativo a la presentación de ofertas de organización de conferencias y sus ofertas deberán cumplir claramente con todos los requisitos establecidos.
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Deberá haber atracciones locales suficientes para ofrecer una adecuada cantidad de visitas turísticas para acompañantes.