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La solicitud será dirigida al Secretario General de la IAP. Si la solicitud fuera remitida a cualquier otro funcionario de la IAP o a un miembro del Comité Ejecutivo o del Senado, este funcionario o miembro deberá enviar la solicitud al Secretario General de la IAP, tan pronto como sea posible.
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El Secretario General dejará asentada la solicitud en un sistema independiente y enviará un acuse de recibo a la persona u organización que haya remitido la solicitud dentro de los 3 días posteriores, mediante correo electrónico y carta. De ser necesario, el Secretario General solicitará además la información adicional descrita en la sección C (4) del Protocolo, la cual deberá ser suministrada sin dilación.
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El Secretario General dispondrá de 3 días contados a partir de la recepción de la solicitud para notificar al Presidente de la IAP.
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El Presidente y el Secretario General evaluarán los fundamentos de la solicitud dentro de los 10 días posteriores a la recepción de la solicitud en el Secretariado o dentro de los 10 días posteriores a que el demandante haya remitido el formulario de denuncia completo; lo que ocurra en segundo término.
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Si se determinara que, en virtud del Protocolo, no procede tramitar el caso ante la IAP, se notificará al Comité Ejecutivo y se le invitará a refrendar dicha decisión. Dentro de los 14 días posteriores a la recepción de la solicitud, el Secretario General notificará al solicitante la decisión adoptada.
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Si se tratara de un caso contundente y de hechos claros que no exigieran más que una declaración de principio o una carta de apoyo, el Presidente, habiendo notificado al Comité Ejecutivo, emitirá y cursará dicha documentación a la autoridad correspondiente, dentro de los 14 días de recibida la solicitud.
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Si la cuestión fuera urgente, pero la respuesta definitiva dependiera del dictamen del Comité Permanente, el Presidente, como medida transitoria, previa notificación al Comité Ejecutivo, emitirá una declaración de principio dirigida a la autoridad correspondiente, dentro de los 14 días posteriores a la recepción de la solicitud, donde exprese que ha recibido una solicitud de asistencia, que puede tratarse de un caso de incumplimiento de las normas de la IAP (o de cualquier otro instrumento legal); indicará, además, que el caso ha sido sometido a investigación y solicitará la cooperación del destinatario en dicha investigación.
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Si fuera necesario investigar el caso más en profundidad (por no tratarse de un caso "contundente"), el Presidente enviará la documentación al Comité Permanente dentro de los 14 días posteriores a la recepción de la solicitud. El Comité Permanente es responsable ante el Presidente de investigar las solicitudes, tramitar las solicitudes de asistencia que le hayan sido referidas y cumplir con los plazos; determinar las respuestas más efectivas, identificar posibles soluciones, elaborar declaraciones de principio o cartas de apoyo, localizar a las autoridades de la jurisdicción a las cuales se deben dirigir las declaraciones, redactar declaraciones públicas/comunicados de prensa, y brindar asesoramiento estratégico general.
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El informe final del Comité Permanente será remitido al Presidente dentro de las 4 semanas posteriores a la recepción por parte del Comité Permanente de la solicitud de asistencia enviada por el Presidente.
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Si el Presidente aceptara la recomendación del Comité Permanente, dispondrá de 3 días para obtener la ratificación por parte del Comité Ejecutivo. Por su parte, el Comité Ejecutivo tendrá 1 semana para expedirse.
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Una vez recibida la aprobación del Comité Ejecutivo, el Presidente informará el resultado al solicitante y a las autoridades correspondientes.
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Si el Comité Permanente necesitara más tiempo de investigación, informará al Presidente dicha situación dentro de las 4 semanas posteriores a la recepción de la solicitud de asistencia y, en su caso, indicará al Presidente la extensión del plazo adicional requerido. El Presidente informará al solicitante la situación dentro de los 3 días posteriores a la recepción del mensaje por parte del Comité Permanente.
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Si se requiriera más tiempo de investigación, el Presidente mantendrá informado al solicitante respecto de los avances realizados, y, al menos, una vez al mes, le enviará un mensaje sobre el estado de la investigación.
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Si el Comité Permanente decidiera enviar un perito de la IAP a la jurisdicción correspondiente en el curso de una investigación, el Presidente, si correspondiera, notificará a las autoridades locales dentro de los 3 días posteriores a haber sido notificado de la decisión del Comité Permanente. El Presidente informará a las autoridades locales la naturaleza de la misión, indicará que el perito actuará en calidad de representante especial de la IAP e invitará a las autoridades a proceder con amabilidad y buena predisposición para con el visitante.
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Una vez finalizada la investigación, el Comité Permanente enviará el informe final al Presidente. Luego se aplicará el procedimiento descrito en los puntos 11. y 12. anteriores.
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La manera en que el Presidente puede responder a la solicitud de asistencia se encuentra descrita en las secciones D., E. y F. del Protocolo.
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El Secretariado de la IAP archivará todas las solicitudes, la documentación y la correspondencia, y recopilará los datos de todos los casos en una biblioteca a fin de facilitar la tramitación de casos futuros.